Så fungerar företagskort - kredit, debet och andra korttyper

Vad är ett företagskort?

Ett företagskort är ett betalkort som används för utgifter som hör till verksamheten.

Det kan exempelvis användas för:

• resor och hotell
• material och inköp
• annonsering
• programvara och abonnemang
• drivmedel
• restaurangbesök och representation
• andra löpande företagsutgifter

Den stora skillnaden mot ett privatkort är användningsområdet och administrationen.

Ett företagskort används inom verksamheten och gör det enklare att se vilka inköp som hör till företaget.

Det betyder däremot inte att alla företagskort fungerar likadant.

Hur fungerar ett företagskort?

Ett företagskort fungerar i grunden som andra betalkort: företaget eller en anställd använder kortet för att genomföra ett köp.

Vad som händer efter köpet beror på vilken typ av kort företaget använder.

Med ett företagskreditkort samlas köpen vanligtvis ihop och betalas senare.

Med ett debetkort dras pengarna från företagets konto i samband med köpet.

Med ett förbetalt kort kan företaget endast använda pengar som först har förts över till kortet.

Det är framför allt den här skillnaden som avgör hur kortet påverkar företagets kassaflöde.

Företagskort eller företagskonto - vad är skillnaden?

Ett företagskonto är kontot där företagets pengar finns. Ett företagskort är ett betalmedel som kan vara kopplat till ett konto eller en kredit.

De fyller alltså olika funktioner.

Företagskontot används för att ta emot och hålla pengar, betala fakturor och hantera företagets löpande ekonomi.

Företagskortet används för att genomföra köp i butik, online eller via digitala plånböcker.

Ett debetkort är ofta direkt kopplat till företagets konto, medan ett företagskreditkort använder en separat kredit innan företaget betalar kortfakturan.

Vilka typer av företagskort finns?

Det finns flera typer av kort för företag. De vanligaste modellerna är kreditkort, debetkort och förbetalda kort.

Företagskreditkort

Ett företagskreditkort innebär att företagets köp görs mot en kredit och betalas vid ett senare tillfälle.

Det kan ge företaget tid mellan inköpet och när pengarna faktiskt lämnar företagets konto.

Det passar därför ofta verksamheter där utgifter och kundbetalningar inte alltid inträffar samtidigt.

Företagskreditkort kan också innehålla funktioner som:

• flera kort till anställda
• individuella köpgränser
• digital kvittohantering
• transaktionsöversikt
• integrationer
• bonus eller cashback

Exakta funktioner och villkor varierar mellan kortutgivare.

Qreds egen produkt är ett företagskreditkort. Du kan läsa om funktioner och aktuella villkor för Qred VISA företagskort.

Debetkort för företag

Ett debetkort är normalt kopplat direkt till företagets konto.

När kortet används dras pengarna från kontot i samband med köpet.

Företaget får därför ingen betalningstid genom kortet, men kan samtidigt enklare hålla utgifterna inom det saldo som finns tillgängligt.

Det kan passa företag som framför allt vill:

• separera privata och företagsrelaterade köp
• ha direkt kontroll över utgifterna
• undvika kredit
• hålla betalningsflödet enkelt

Förbetalda företagskort

Ett förbetalt kort laddas med pengar innan det används.

Det innebär att företagaren kan bestämma i förväg hur mycket som får spenderas.

Det kan exempelvis passa när en anställd eller ett projekt ska få tillgång till en avgränsad budget.

När saldot är förbrukat måste kortet fyllas på innan nya köp kan göras.

Företagskreditkort eller debetkort - vad är skillnaden?

Den viktigaste skillnaden är när företaget betalar för köpet.

Med ett företagskreditkort betalar kortutgivaren köpet först och företaget betalar senare enligt kortets villkor.

Med ett debetkort dras pengarna direkt från företagets konto.

Det betyder att:

Kreditkort kan ge betalningstid.
Det kan skapa mer flexibilitet mellan företagets inkommande och utgående betalningar.

Debetkort ger direkt kostnadskontroll.
Företaget använder i praktiken pengar som redan finns tillgängliga.

Ingen modell är automatiskt bättre.

Det rätta valet beror på hur företaget använder kortet och hur verksamhetens ekonomi ser ut.

Hur påverkar företagskort kassaflödet?

Korttypen kan påverka när pengar lämnar företaget.

Tänk på ett företag som behöver köpa material idag men får betalt från kunden först senare.

Med ett debetkort lämnar pengarna företagets konto direkt när materialet köps.

Med ett kreditkort kan betalningen i stället komma vid kortfakturans förfallodatum.

Det innebär inte att kostnaden försvinner. Kreditkortet flyttar tidpunkten för betalningen.

För företag med ojämnt kassaflöde kan betalningstid därför vara värdefull, men krediten behöver alltid användas med hänsyn till företagets möjlighet att betala.

Företagskort eller privatkort?

Skillnaden är främst användningsområdet och administrationen.

Det går i många situationer att betala en företagsutgift med ett privat kort.

Men ju fler sådana köp som görs, desto mer administration skapas.

Ett separat företagskort gör det enklare att:

• se vilka köp som hör till verksamheten
• samla företagets transaktioner
• hålla privata och företagsrelaterade utgifter isär
• hantera kvitton
• följa upp anställdas inköp
• förbereda underlag till bokföringen

Ett företagskort ersätter däremot inte kvittot eller fakturan som hör till köpet.

Själva korttransaktionen visar att en betalning har gjorts. Företaget behöver fortfarande rätt underlag för bokföringen.

Vad händer om ett företagskort används privat?

Ett företagskort bör i första hand användas för verksamhetens utgifter.

Om ett privat köp ändå görs behöver det identifieras och hanteras korrekt i företagets ekonomi.

Det kan exempelvis innebära att den som gjorde köpet betalar tillbaka beloppet och att transaktionen hanteras rätt i bokföringen.

Det viktiga är att privata köp inte behandlas som företagets kostnader.

För företag med flera kortanvändare är det därför klokt att ha tydliga regler för vad korten får användas till.

Så väljer du rätt företagskort

Det finns inte ett företagskort som passar alla verksamheter.

Qred rekommenderar att företag utgår från hur kortet faktiskt ska användas, inte bara från en enskild funktion eller förmån.

Börja med följande frågor.

1. Behöver företaget kredit?

Om verksamheten ibland behöver tid mellan inköp och betalning kan ett företagskreditkort vara relevant.

Om företaget främst vill separera utgifter och använda befintligt saldo kan ett debetkort vara tillräckligt.

2. Hur många ska använda kort?

För en ensamföretagare kan ett kort räcka.

Ett företag med flera anställda kan i stället behöva flera kort, individuella köpgränser och möjlighet att se vem som har genomfört varje transaktion.

3. Vad används kortet till?

Behoven skiljer sig mellan verksamheter.

En konsult kan främst använda kortet för resor och programvara.

En hantverkare kanske använder det för material och drivmedel.

Ett e-handelsföretag kan ha återkommande kortkostnader för annonser, SaaS-tjänster och logistik.

4. Hur viktig är administrationen?

Om företaget gör många kortköp kan digital kvittohantering, transaktionsöversikt och integrationer vara minst lika viktiga som själva kortet.

5. Gör företaget många köp utomlands?

Företag som reser eller köper tjänster från utländska leverantörer bör kontrollera bland annat valutavillkor och hur internationella köp hanteras.

6. Vilka kostnader har kortet?

Titta på hela kostnadsbilden, inte bara årsavgiften.

Det kan exempelvis finnas:

• årsavgift
• kostnad för extrakort
• valutapåslag
• uttagsavgifter
• ränta
• andra administrativa avgifter

Vilket företagskort passar olika typer av företag?

Behovet styr mer än företagets storlek.

För enskild firma och frilansare

Ett separat kort kan framför allt göra det enklare att hålla isär privata och företagsrelaterade utgifter.

Om kredit inte behövs kan ett enkelt debetkort vara tillräckligt.

Om verksamheten däremot har utgifter före kundbetalningar kan betalningstid vara värdefull.

För företag med flera anställda

När fler personer använder företagets pengar blir kontroll viktigare.

Det kan vara bra att kunna:

• ge varje person ett eget kort
• sätta individuella köpgränser
• se vem som gjort varje köp
• samla kvitton
• spärra kort snabbt
• följa transaktioner löpande

Det minskar behovet av att anställda gör privata utlägg och begär ersättning i efterhand.

För företag som gör många digitala köp

Annonser, molntjänster, programvara och abonnemang betalas ofta direkt med kort.

Här blir funktioner som virtuella kort, tydlig transaktionshistorik och digital administration särskilt användbara.

För företag som kör mycket i tjänsten

Drivmedel och fordonsrelaterade utgifter kan stå för en stor del av kortköpen i vissa verksamheter.

Det finns då kort som är särskilt utformade för den typen av inköp.

Läs mer om tankkort och bränslekort för företag.

Företagskort för anställda

Att ge anställda egna företagskort kan minska mängden privata utlägg och göra företagets utgifter enklare att följa.

Samtidigt behöver företaget ha tydliga regler.

En enkel kortpolicy kan exempelvis ange:

• vilka typer av köp som är tillåtna
• vilka köpgränser som gäller
• när kvitto ska lämnas in
• vem som godkänner utgifterna
• vad som händer vid privata eller felaktiga köp
• hur kort hanteras när någon lämnar företaget
• vem som ansvarar för att spärra eller ersätta kort
• hur återkommande abonnemang ska hanteras

Tekniska funktioner och interna rutiner kompletterar varandra.

En köpgräns kan begränsa hur mycket som får spenderas. En tydlig policy förklarar vad pengarna får användas till.

Företagskort ger kontroll - men ersätter inte bra rutiner

Ett företagskort kan förenkla hur företaget betalar och följer upp utgifter.

Men kortet ersätter inte:

• budgetering
• attestregler
• bokföringsrutiner
• kvittohantering
• intern kostnadskontroll

Ett bra kortsystem fungerar bäst när tekniken kombineras med tydliga arbetssätt.

Hur fungerar företagskort och bokföring?

Ett företagskort kan förenkla bokföringen, men kortet bokför inte företagets kostnader automatiskt bara för att betalningen är digital.

Ett enkelt flöde kan se ut så här:

1. Köpet görs
En anställd betalar en företagskostnad med företagets kort.

2. Kvittot sparas
Kvittot eller fakturan sparas digitalt eller på annat godkänt sätt.

3. Köpet identifieras
Företaget ser vem som genomförde transaktionen och vad den avsåg.

4. Underlaget kontrolleras
Kvitto och transaktion kopplas samman och eventuella attestregler följs.

5. Kostnaden bokförs
Utgiften hanteras enligt företagets redovisningsrutiner.

Ju fler kortköp företaget har, desto större blir nyttan av ett system där transaktion och kvitto enkelt kan kopplas samman.

Digitala plånböcker och företagskort

Många företagskort kan användas med digitala plånböcker.

Det innebär att företagaren eller den anställde kan använda mobilen eller en annan kompatibel enhet i stället för det fysiska kortet vid betalningen.

Exempel på sådana tjänster är:

• Apple Pay
• Google Pay

Vilka tjänster ett visst företagskort stödjer beror på kortutgivaren.

Kan man ta ut kontanter med företagskort?

Det beror på kortet och kortutgivarens villkor.

Vissa företagskort kan användas i bankomat, medan andra inte stödjer kontantuttag eller har särskilda villkor och avgifter.

Företaget bör därför kontrollera reglerna innan kortet används för kontanter.

Läs mer om kontantuttag med företagskort.

Vad ska man jämföra när man väljer företagskort?

När olika kort ska utvärderas är det bättre att utgå från verksamhetens behov än från vilken produkt som har flest funktioner.

Qred rekommenderar att företaget åtminstone jämför:

Betalningsmodell
Är kortet ett kreditkort, debetkort eller förbetalt?

Kostnader
Vilka avgifter och eventuella räntekostnader kan uppstå?

Kredit och betalningstid
Behöver företaget flexibiliteten som en kredit kan ge?

Antal kort
Kan företaget ge kort till flera användare?

Köpgränser
Kan olika användare få individuella gränser?

Administration
Hur hanteras kvitton, rapportering och transaktioner?

Internationell användning
Hur fungerar köp i andra valutor och länder?

Digitala betalningar
Finns stöd för exempelvis Apple Pay eller Google Pay?

Säkerhet
Hur enkelt är det att kontrollera, begränsa eller spärra kort?

Den bästa lösningen är den som faktiskt passar hur företaget arbetar.

När passar ett företagskreditkort?

Ett företagskreditkort kan vara särskilt relevant när företaget:

• har återkommande kortutgifter
• vill samla inköp på en faktura
• har utgifter innan kundbetalningar kommer in
• behöver flera kort till anställda
• vill sätta individuella köpgränser
• vill minska mängden privata utlägg

Kredit innebär samtidigt ett ekonomiskt åtagande.

Företaget bör därför alltid utgå från sin betalningsförmåga och använda kreditutrymmet på ett sätt som passar verksamhetens kassaflöde.

När passar ett debetkort bättre?

Ett debetkort kan vara ett bättre alternativ när företaget:

• inte behöver kredit
• vill att kostnaden ska synas direkt på kontot
• prioriterar enkel kostnadskontroll
• har tillräcklig likviditet för sina löpande kortutgifter

Det kan vara särskilt enkelt för mindre verksamheter där en person står för de flesta inköpen.

Företagskort som en del av företagets ekonomi

Ett företagskort är i grunden ett sätt att betala.

Men rätt upplägg kan påverka betydligt mer än själva köpet.

Det kan ge bättre struktur kring:

• utgifter
• kassaflöde
• anställdas inköp
• kvitton
• attest
• bokföringsunderlag
• ekonomisk uppföljning

Det är därför klokt att se kortet som en del av företagets ekonomiska processer, inte bara som ett plastkort i plånboken.

Qred VISA - ett företagskort med kredit

Qred VISA är Qreds företagskort för företagare.

Det är ett företagskreditkort och skiljer sig därför från exempelvis ett vanligt debetkort där pengar dras direkt från företagets konto.

Den här guiden beskriver kortkategorin generellt. Funktioner, priser, kreditvillkor och ansökan för Qreds egen produkt finns samlade på produktsidan.

Läs mer om Qred VISA företagskort.

Vanliga frågor om företagskort

Vad är ett företagskort?

Ett företagskort är ett betalkort som används för företagets utgifter. Kortet kan vara kopplat till kredit, ett företagskonto eller ett förbetalt saldo beroende på vilken korttyp företaget väljer.

Hur fungerar ett företagskort?

Företaget använder kortet för att betala verksamhetens utgifter. Med ett kreditkort betalas köpen senare, medan pengar vid användning av ett debetkort normalt dras från företagets konto direkt.

Vad är skillnaden mellan företagskort och företagskonto?

Ett företagskonto är där företagets pengar förvaras och hanteras. Ett företagskort är ett betalmedel som kan vara kopplat till kontot eller till en separat kredit.

Vad är skillnaden mellan företagskort och företagskreditkort?

Företagskort är ett bredare begrepp. Ett företagskreditkort är en typ av företagskort där inköpen görs mot kredit och betalas senare enligt kortets villkor.

Vad är skillnaden mellan företagskreditkort och debetkort?

Med ett företagskreditkort betalas företagets köp vid ett senare tillfälle. Med ett debetkort dras pengarna normalt direkt från företagets konto.

Måste ett företagskort ha kredit?

Nej. Företagskort kan vara kreditkort, debetkort eller förbetalda kort.

Kan anställda ha egna företagskort?

Ja. Många kortlösningar gör det möjligt att ge individuella kort till anställda och i vissa fall sätta separata köpgränser för varje användare.

Vad händer om ett företagskort används privat?

Privata köp bör identifieras och hanteras korrekt så att de inte behandlas som företagets kostnader. Företag med flera kortanvändare bör ha tydliga regler för privata och felaktiga köp.

Kan företagskort förenkla bokföringen?

Ja, framför allt genom att företagets inköp samlas och hålls separerade från privata utgifter. Företaget behöver dock fortfarande rätt kvitto eller faktura som underlag för kostnaden.

Kan man använda ett privatkort för företagsköp?

Det kan vara möjligt, men det skapar ofta mer administration eftersom privata och företagsrelaterade transaktioner behöver hållas isär i efterhand.

Vilket företagskort passar mitt företag?

Det beror bland annat på om företaget behöver kredit, hur många som ska använda kort, vilka köp som görs och vilka administrativa funktioner som behövs. Börja därför med verksamhetens betalningsflöden och behov snarare än en enskild kortförmån.