Hantera dina utgifter och köp med Qred

19/10/2022
4
minuter
Utgiftshantering i Qreds app

Andreas Andersson

Marketing Assistant
Qred
4
minuter

De flesta entreprenörer har en hög kvitton någonstans på arbetsplatsen, fylld med papperskvitton från köp gjorda från flera år sedan. Det är nästan ett heltidsjobb att hålla koll och separera gamla från nya, veta vilket kvitto som hör till vilket inköp och se till att inget går sönder eller försvinner.

Som tur är  finns det en lösning - utgiftshantering i vår app! (ingår i appen, helt utan extra kostnad) 

Använder sig ditt företag av vårt kreditkort Qred Visa kan du nu samla och spara företags kvitton digitalt i Qreds app på bara några sekunder. Allt du behöver göra är att ta en bild på kvittot, så får du en digital kopia sparad - direkt i appen. Digitala kvitton tillåter dig att spara tid och gör livet enklare för både dig och dina anställda. 

I den här artikeln går vi igenom:

  • Fördelar med digitala kvitton
  • Hur du använder vår utgiftshantering
  • Hur dina anställda kan använda funktionen
  • Vad som gäller kring digitala och papperskvitton

Fördelar med digitala kvitton

Digitala kvitton har många fördelar. De gör det lättare att hålla koll på ditt företags utgifter och ger dig möjligheten att kolla på tidigare inköp för att hitta garantier, se över ekonomin och liknande. 

När du använder dig av vår tjänst samlar du alla utgifter på en och samma plats. Vi skickar ut en sammanställning till din mail varje månad, som innehåller alla köp ditt företag har gjort den månaden. Det ger dig en bra, enkel och snygg översikt som gör det lättare att hålla koll. 

Genom att skanna kvitton digitalt minskar du även chansen att det blir fel. Eftersom kameran lägger till kvittot finns det ingen risk att du själv skriver in fel siffror, datum eller liknande. 

Men kanske viktigaste av allt - det sparar dig tid, pengar och huvudvärk. Tiden du tidigare lagt på att manuellt sköta kvittohantering kan du istället lägga på annat som får företaget att växa!

Så använder du Qreds utgiftshantering 

Vi säger att du har gjort ett inköp i en butik och fått ett papperskvitto. Nu ska du skapa en digital kopia med 5 enkla steg!

Vår app hittar du på App Store eller Google Play.

Klart! Nu har kvittot skannats och har lagts till i utgiftsrapporten. Har du råkat göra fel kan du gå tillbaks och ändra ditt utlägg (steg 5), men tänk på att det måste göras inom den valda utgiftsperioden (innan du får din månadsrapport).

Månadsrapport och räkning

Vi skickar din utgiftsrapport samtidigt som vi skickar dig din månadsräkning. Vi vet dock att olika företags behov skiljer sig.Något som passar det ena, kanske inte passar det andra. Därför har vi gjort det möjligt för dig att själv välja när du får dem! 

Låt oss gå in i detalj på hur det fungerar. Du har två val att välja mellan:

  • A) Mitten av månaden - exempelvis 15 januari till 15 februari.
  • B) Början, till slutet slutet av månaden - exempelvis 1 januari till 31 januari.

Har du alltså valt A) så kommer dina utlägg börja läggas ihop från och med den 15 januari och fortsätta till 15 februari (datumet du får din utgiftsrapport + månadsräkningen). Efter det kommer nästa period gå från 15 february till 15 mars - och så vidare.

Väljer du B) fungerar det på samma sätt fast med olika datum - från början av månaden, till slutet. Dina utgifter läggs alltså ihop från och med den 1 januari tills 31 januari (31a får du utgiftsrapporten + månadsräkningen). Nästa period börjar 1 februari och forsätter till 28 februari - och så vidare. 

Din utgiftsrapport skickas som en excel-fil (.xlsl) till mailen som ägaren av det första Qred Visa registrerade, innan beställning av kortet. Rapporten kan du enkelt vidarebefordra direkt till företaget som sköter din bokföring utan att du själv behöver göra något extra, all information finns redan med. 

Kan mina anställda skanna och dokumentera sina köp digitalt?

Japp, det går alldeles utmärkt! Vi har en funktion som vi kallar för multicard, vilket ger dig möjligheten att dela ut kort till dina anställda (helt utan extra kostnad) och fortfarande samla alla köp på ett och samma ställe. Du slipper då låna ut ditt eget kreditkort och allt dina anställda behöver göra är att skanna kvittot, så får du tillgång till det direkt i appen!

Behöver jag spara mitt papperskvitto om jag har skannat det?  

Det korta svaret är -  ja. Ett digitalt kvitto räknas som ett fullt godkänt bevis för ett köp men trots det räcker det inte riktigt hela vägen. 

Enligt svensk lag behöver kvitton, räkningar och andra typer av verifikationer arkiveras i totalt 7 år, efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades - i den form du fick det i vid köpet. Det betyder att om du köper något online och får ett digital kvitto direkt, räcker det digitala kvittot. 

Om du istället köper något i butik och får ett papperskvitto behöver du spara det papperskvittot, även om du skannar och skapar en digital kopia via vår app.

Trots det är det fortfarande fördelaktigt att skapa digitala kopior!

Förutom fördelarna nämnda högre upp i den här artikeln, tillåter digitala kvitton dig att minska tiden du behöver spara dina papperskvitton. Du behöver totalt spara ett kvitto i 7 år, det är lagstadgat och går inte att ändra på. Skillnaden är att om du skannar ett kvitto med vår app och skapar en digital kopia, krävs det endast att du behåller papperskvittot de 3 första åren. För de resterande 4, räcker en digital kopia!

Du kommer dock med stor sannolikhet slippa spara papperskvitton överhuvudtaget i framtiden! Regeringen undersöker och diskuterar om de nuvarande lagarna kring detta ska uppdateras och det ser ljust ut - slutet på papperskvitton kan vara nära! Lika bra att börja nu, eller hur?

Måste mina anställda spara sina papperskvitton? 

Det korta svaret är ja - samma regler gäller för alla företagets utgifter, oavsett vem som gör dem. Kvittot behöver sparas i totalt 7 år,  men skannar din anställda sitt kvitto behöver du endast spara orginalformatet (papperskvittot) i 3 år. För de resterande 4 år, duger den digitala kopian.

Sammanfattning

Vi kollar på en snabb sammanfattning av vad vår utgiftshantering gör för dig!

  • Samlar alla utgifter på en och samma plats. 
  • Funktionen är gratis och ingår i vår app.
  • Du kan skanna kvitton och skapa digitala kopior.
  • Minskar risken att det blir fel.
  • Digitala kvitton gör det lättare att hantera och arkivera utlägg.
  • Du sparar tid och pengar.
  • Slipp oroa dig om att tappa bort kvitton.
  • Ger dig smidiga månadsrapporter över dina köp som du enkelt kan lägga till i din bokföring.
  • Det är gratis - funktionen följer automatiskt med ditt Qred Visa!

Lycka till med företaget! 

Det enklaste sättet att hålla sig uppdaterad som företagare

Registrera dig idag och få tillgång till de senaste nyheterna, instruktioner och inspirerande innehåll för företagare!

Prenumerera idag

Footer

🇸🇪 Sverige
🇳🇱 Nederland
🇫🇮 Suomi
🇩🇰 Danmark
🇳🇴 Norge
🇧🇷 Brazil