Få saker kan slå den där känslan av att skicka iväg en offert till en potentiell kund. Pirret i magen. Den långa och nervösa väntan på att få svar och hur pulsen går upp när man väl får ett svar. Men hur gör man egentligen en perfekt offert?
12 tips för en lyckad offert
- Dela upp offerten i två delar
En säljande del som beskriver problem som kan lösas, ett behov som mättas och sådant som du kan referera till i tidigare möten, samtal eller mailkontakt. Den andra delen är en detaljerad del där du visar alla specifikationer, villkor, etc som bör finnas med. - Lättläst och attraktiv
Ingen vill läsa ett svartvitt dokument med 1000 ord som bara är uppställda i långa stycken. Använd hela din kreativa färgpalett från er grafiska profil. Lägg till logotyper och eventuellt någon bild. Rama in är framhåll det som är viktigt så att ögat dras till det. Människor älskar att läsa listor så gör listor av det som går. Det är enkelt att skumma igenom och ta till sig. Skriv på ett korrekt sätt utan att bli för formell. - Formalia
Se till att alla de viktiga detaljerna kommer med. Skulle du inte ange någon giltighetstid så anses offerten vara bindande för dig under en skälig betänketid för köparen.
- Pris (både per enhet och totalt pris)
- Offertens giltighetstid
- Rabatter
- Leveranstid
- Leverans- och betalningsvillkor - Innehåll
Skriv inspirerande och visa att din produkt eller tjänst löser ett problem, gärna flera! God svenska utan stavfel och en personlig touch gör att mottagaren känner att du verkligen gjort en ansträngning för att anpassa erbjudandet. Skriv gärna namnet flera gånger i texten så att det inte känns som att du bara kopierat samma text och använt för alla. Återkom till saker ni har pratat om. Det gör att din kund känner att du är påläst och verkligen bryr dig. Då kan det ju ha varit bra att göra lite anteckningar i något dokument eller system så att du har koll. - Tid
Sätt en tidsplan för när olika saker ska ske. Referera till det där projektet som ni pratat om och ställ gärna frågor. “Skulle inte det här passa bra till ert projekt med start xx-xx?” Gör också tidigt klart att du är flexibel och kan anpassa dig om det skulle brinna i knutarna. Om du nu kan det, vill säga… - Ställ frågor!
Samla in så mycket information och data som du kan inför att du ska skriva offerten. Är de priskänsliga eller är det snarare säkra leveranser eller kvalité som spelar mest roll? Du kanske t o m får reda på vilken budget de har. Ha en löpande dialog för att ta reda på så mycket du bara kan. Det kanske kan hjälpa dig till nästa gång om du får nej den här gången? - Stick ut från mängden
Det som är mest troligt är att du inte är den enda som skickar en offert till den här kunden. Framför allt om det är ett större företag med t ex en egen inköpare. De personerna får se en hel del offerter så då gäller det att sticka ut. - Erbjud referenser
Är det en större affär så kan det vara uppskattat att få tala med tidigare kunder eller få något presenterat för sig. Som t ex en kort intervju i videoform med en tidigare kund. - Recensioner och certifikat
Visa några fina recensioner och citat. Lägg även med de certifikat eller utbildningsdiplom du/ni har. Framför allt om du t ex är en hantverkare. - Korrläs flera gånger
När du har skrivit klart offerten så bör du korrläsa den flera gånger för att leta efter eventuella fel i texten eller designen. När du har gjort det kan du låta en kollega eller närstående att göra samma sak. Det ultimata testet är att låta någon som inte är insatt i branschen läsa offerten och få den personen att förstå vad det går ut på. - Skicka!
När du väl ska skicka offerten kan det vara bra att göra en del research om företaget. Kolla in företagets hemsida, blogg, vilka som sitter i ledningen, medarbetare, osv för att se om det finns något du kan nämna i mailet. Om du nämner en gemensam kontakt eller refererar till något du läste i bloggen har du tagit ytterligare steg till att bli mer personlig och öppna upp för vidare konversation. Om du inte hittar något att skriva om kan du alltid önska glad påsk eller liknande. Att du skickar vid rätt tidpunkt är också viktigt. Undersökningar visar att det finns vissa tider som är optimala för att skicka e-mail. Enligt Hubspot är det kl 11:00. - Följ upp offerten
Följ upp offerten med ett telefonsamtal och/eller mail för att öppna upp för frågor eller komplettera med information. Kanske med en rabatt för att locka till köp? Skicka aldrig heller ett mail med en offert med texten “bifogat offert”.
Nu har du verktygen för att skriva riktigt vassa offerter och öka din försäljning. Men har du koll på kundens köpresa? Hittar kunderna dig eller är det du som söker upp dem? Kan du öka din merförsäljning och återkommande kunder (som oftast är de bästa och billigaste)?
Tips! Läs vår artikel Kundens köpresa
Lycka till med ditt företagande!
/Teamet på Qred
